Dostrzegamy jak istotna jest dla prawidłowego funkcjonowania Fundacji sprawna obsługa wpływających do Fundacji wiadomości. Wymaga to wielu czynności - przyjęcie wiadomości, przydziału jej do konkretnych osób, a także - w razie potrzeby - dozoru, identyfikacja osoby odpowiedzialnej i odtworzenie przebiegu obsługi wiadomości. To część strategii i filozofii, gdzie stały kontakt i zadowolenie klienta jest kluczową wartością.
Z tego względu wdrożyliśmy system do obsługi przysyłanych wiadomości e-mail. Każdy e-mail wpływający na ogólny adres Stowarzyszenia jest w nim rejestrowany, tworzona jest sprawa, a w automatycznej odpowiedzi osoba otrzymuje unikalny identyfikator sprawy i potwierdzenie jej rejestracji:
W dalszym ciągu możliwe skontaktowanie się z współpracowikami Fundacji poprzez indywidualne adresy e-mail. Nie gwarantuje to jednak - w takim samym stopniu - odpowiedzi ze względu na mniejszy nadzór.
Co istotne, na podstawie adresu e-mail i numeru sprawy klient może zapoznać się na stronie zgloszenia.pilnujemy.info z tym kto aktualnie zajmuje się sprawą i prześledzić jej historię. W przyszłości będzie możliwe ustalenie w w jakim departamencie jest ona obsługiwana.
Nie jesteśmy obecnie podmiotem zobowiązanym do udostępniania informacji publicznej, ponieważ nie gospodarujemy żadnym majątkiem publicznym, ani nie realizujemy żadnych zadań publicznych. Obecne finansowanie Fundacji to prywatne darowizny Fundatorów. Nie mniej warto odwołać się do wskazanego tam standardu obowiązujące podmioty publiczne.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt. 3 lit. e ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej udostępnieniu podlega informacja publiczna, w szczególności o zasadach funkcjonowania podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1, w tym o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania. Natomiast na podstawie art. 8 ust. 3 zd. 1 ustawy podmioty, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2, obowiązane są do udostępniania w Biuletynie Informacji Publicznej informacji publicznych, a obowiązkowo m. in. tych określonych w art. 6 ust. 1 pkt. 3 lit. e ustawy.
Reansumując, każdy podmiot publiczny ma obowiązek informować na swojej stronie, bez żadnych telefonów itp. o stanie przyjmowanych spraw. Mimo to notorycznym naruszeniem, które dotyczy każdej kategorii podmiotów zobowiązanych - od ministerstwa poprzez podmioty wdrażające e-administracje aż do wiejskich szkół - jest niepublikwoanie informacji o stanie przyjmowanych sprawa.
Mamy nadzieje, że w ramach w/w systemu takie informacje Fundacja będzie w stanie na bieżąco publikować. Jednocześnie przekonani jesteśmy, że zapewni to sprawny obieg bieżącącej korespondencji, co będzie z korzyścią dla wszystkich.
Od strony technicznej skonfigurowano jedno z ogólnodostępnych narzędzi obsługi zgłoszeń - osTicket, podłączono je do jednej skrzynki z ustawionymi aliasami i ustawiono zadanie cron. Wszystko zgodnie z dokumentacją oprogramowania lub intuicyjnym interfejsem.